「業務仕様書」というツール

概要

「業務仕様書」というマネジメントツールを、お客さまとの共通言語として、業務実施管理を継続しています。

お客さまは、私たちが提案する「提案レポート」をベースに、次期実施するべき案件の絞り込みを進め、私たちとの複数回の打合せを経て、次期予算計画の精度をあげていき、期末には、次期予算を固めていきます。そして、予算案が確定したタイミングで、私たちは、すべての事業所に対して、維持保全業務の仕様を、使用する資機材を含め、仕様書としてドキュメント化して、「業務仕様書」として、電子ファイルで納品し、必要に応じて、参照できるようにしています。

「業務仕様書」は、「建物リスト」、「年間業務スケジュール」、「報酬（報酬金額一覧・前年度対比一覧）」、「体制図」、「業務仕様」、「機材・薬品リスト」、「作業員名簿」、「緊急連絡網」にて構成されており、そのコア部分である「業務仕様」は、業務毎の「仕様」、「業務スケジュール」、「スタッフシフト」、「業務実施範囲図面」、「機器リスト」等を詳細に記載しています。

業務仕様書

この「業務仕様書」によって、一年間を通して実施する維持保全業務を「見える化」し、お客さまと私たちの共通認識を高めることができます。また、期中に業務仕様の修正が必要となった場合には、業務仕様書を更新し、常に最新の業務仕様を確認できる状態にしておきます。

このように、「業務仕様書」というマネジメントツールを、お客さまとの共通言語として活用することにより、業務実施管理の遂行と次年度以降の改善が可能となります。