Ａ大学におけるコンサルティングの事例（その３）

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前回は、「入札による外部委託業者の見直し・選定」の前段としての基盤整備を進めてきた過程についてお話ししました。今回は、入札の実施に向けての具体的な業務支援プロセスについてお話していきます。

外部業者の選定においても継続的にコンサルティングをしていくこととなった私たちは、さらに２つのフェイズからなる業務支援を提案しました。すなわち、３）「業者選定準備支援」、４）「業者選定支援」の２つです

この第３フェイズにおいては、入札そのものを行うための各種文書の作成支援を行いました。具体的には、入札対象業者へ配布するための「見積要領」、「質問票」、「選定評価基準書」などです。「見積要領」においては、第２フェイズにて作成した、業務仕様書類を大いに活用しました。また、各業者の訴求ポイントを確認するため、「提案書」の提出を求めました。「選定評価基準書」は、「評価項目」ごとに点数をつけ、それを評価項目ごとのウエイトを加味して総合的かつ定量的に評価をするもので、この業務において不可欠なものでした。

このようにして準備が整い、清掃業務、警備業務、設備管理業務の各業務において、それぞれ４～６社による入札が行われました。ここからが第４フェイズとなります。まず、提出された見積書ならびに提案書の精査・分析を行いました。この入札における最大の目的は、外注コストを適正なものに保つこと、つまりはコストの削減にあったのですが、業務品質が下がるのでは意味がありません。そのために、第３フェイズにて「選定評価基準書」に加え、見積金額の上位業者複数に対しての「ヒアリング」を実施しました。このヒアリングにおいては、見積金額や提案書などの文書だけでは計れない、各業者の姿勢や熱意を知ることができました。こうして多角的に入札業者のデータを収集して分析した後に、その結果を「評価レポート」としてまとめました。

この一連のプロセスにより、「適正コストと品質の両方を担保した業者を選定する」という目的が達成されていったのです。

こうして私たちの作成した「評価レポート」を基に、A大学により、新たな外部委託業者が選定されました。そして、その結果は、私たちの予想を大きく上回るものでした。なんと、約25％ものコスト削減に成功したのです。

このようにして、A大学との二人三脚で実施した、「維持保全業務の外部委託業者の見直しに向けた業務支援サービス」は、大きな成功を収め、一つの区切りとなりました。

そして、私たちのコンサルティングサービスは、さらに次のステップへと進められていきます。その後の展開については、次回、最終回にてお話しします。（らぼたもち）
[2014年2月公開]

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