コロナ禍の中での書面決議の実施

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マンションでは「書面決議」という手法で総会の議案を決議する方法があります。

この方法は区分所有法に定められており、同法第45条第2項に「この法律又は規約により集会において決議すべきものとされた事項については、区分所有者全員の書面又は電磁的方法による合意があったときは、書面又は電磁的方法による決議があったものとみなす。」と規定されています。つまり、書面決議を行うためには「区分所有者全員の合意」が必要となるのです。多様な価値観を持つ区分所有者で構成されるマンションの管理組合では、決して容易なことではありません。しかし、このコロナ禍で管理組合の運営方法に対する考え方は少しずつ柔軟になってきています。

私たちが、この「区分所有者全員の合意」という高いハードルをクリアし、書面決議を行ったマンションがあります。

そのマンションは全14戸の規模で、通常総会を控えていました。例年、総会には多くの区分所有者が参加し、活発な意見交換がなされていましたが、このコロナ禍においては、参加者が新型コロナウイルスに感染してしまう恐れも考慮しなければなりませんでした。このような状況下で、総会開催を延期しても新型コロナウイルス感染症が終息する見込みは少なく、人数制限を設けて開催しても感染の危険性は変わらないと判断し、総会の開催を書面決議で行うことにしました。

全14戸のマンションでも「区分所有者全員の合意」を得ることは困難を極めました。しかしながら、継続的な集票連絡のサポートを行うことで、結果的に区分所有者全員に現状を理解してもらい、書面による合意を集めることができました。遅滞なく安心して総会を開催することができ、管理組合からも感謝の言葉をいただきました。

書面決議のように、対面しない手法として「オンライン総会」も注目を集めています。11月からは、オンライン会議システムを提供する企業が、オンライン総会の開催・運営サポートシステムの提供を開始しています。「三密」を避けた管理組合運営を模索する中で、このような取り組みに期待が高まっています。

昨今の新型コロナウイルス感染症の拡大により、働き方をはじめとして、社会の様々な側面で大きな変化が起こっていますが、「マンション管理」においても劇的な変革期が訪れていると感じています。「ウィズコロナ」の世の中で、この変革と整合性をとった管理組合のサポートを行っていくことが大切であると再認識した事例です。（あきら）

【2020年11月公開】

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